מערכת שיתוף המידע באמצעות דואר אלקטרוני היא בעצם המערכת המרכזית הקיימת כיום בעולם העיסקי. הגם שחלה התפתחות מסויימת של אימוץ השיתוף באמצעות רשתות חברתיות בקהילה העיסקית, אין להשוות את חשיבות התקשורת באמצעות הדואר האלקטרוני לתקשורת באמצעות הרשתות החברתיות. אז מה הקשר בין תוכנת הנהלת חשבונות למערכות דואר אלקטרוני ומה חשיבותו?

בתוכנה להנהלת חשבונות יש מסמכים רבים שברצוננו לשתף במקרים מסויימים עם עובדים או מנהלים נוספים בתוך האירגון או מחוצה לו.

כך למשל, נניח שבתוכנה לנהלת החשבונות נרשמת קבלה של תשלום מלקוח שיש בה חריגה מסויימת של אותו לקוח מתנאי התשלום שנרשמו בחשבונית מולה מתקבל התשלום.

כאשר יש קישור מובנה בתוכנה בין מערכת הנהלת החשבונות לדואר האלקטרוני, ניתן בלחיצת כפתור לייצר הודעת דואר המכילה קישור לקבלה בתוכנת הנהלת החשבונות, ולשלוח את ההודעה למנהל המכירות של החברה.

כאשר יקבל מנהל המכירות של החברה את הודעת הדואר בתיבת הדואר שלו, כל שעליו לעשות כדי לראות את הקבלה הוא ללחוץ על הקישור שבהודעת הדואר. דרך הפעלת קישור זה תפתח הקבלה בתוכנה הנהלת החשבונות והמנהל יוכל לרשום בה את הערותיו, כמו גם ולהחליט אם לאשרה או לדחותה.

כאשר בתוכנת הנהלת החשבונות מובנית מערכת ניהול תהליכים - BPM (Business Process Management) יש לקשר שבין תוכנת הנהלת החשבונות למערכות הדואר האלקטרוני, משמעות גדולה הרבה יותר. בעצם קשה לחשוב כיצד תוכל מערכת ניהול התהליכים למלא את ייעודה בניהול הסטטוסים של התעודות השונות, מבלי שהיא תהיה מסוגלת לייצר הודעות דואר אלקטרוני שישלחו באופן אוטומטי כל אימת שיש להפנות את תשומת ליבו של אחד או יותר מהמשתתפים בתהליך, אם בתוך האירגון ואם מחוצה לו, לכך שהמשך הטיפול בתעודה ושינוי הסטטוס שלה עובר לטיפולו. ועל כך נרחיב במאמר הבא.